Verwerkersovereenkomst SimpelFact Online

Versie 1.0, geldig vanaf 20-08-2026

Partijen

De verwerkingsverantwoordelijke: de klant die een account op SimpelFact Online gebruikt, hierna "je" of "de klant".

De verwerker: Burggraaf it B.V., KvK-nummer 98885693, gevestigd aan Leenweer 31, 3363 XN Sliedrecht, hierna "wij" of "SimpelFact".

Deze overeenkomst maakt deel uit van de algemene voorwaarden van SimpelFact Online en geldt zodra je een account aanmaakt of gebruikt. Zij regelt hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die jij in het platform zet.

1. Waar deze overeenkomst wel en niet over gaat

Deze overeenkomst gaat over de gegevens die jij invoert of laat invoeren: je klanten, hun contactgegevens, je facturen en offertes met de gegevens die daarop staan, je importbestanden en de bestanden die je uploadt. Voor die gegevens bepaal jij het doel en de middelen. Jij bent daarvoor verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn verwerker.

Deze overeenkomst gaat níet over de gegevens van jouzelf als abonnee: je accountgegevens, je factuuradres, je betaalgegevens en de logs van je aanmeldingen. Die verwerken wij voor onze eigen bedrijfsvoering, en daarvoor zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Hoe we daarmee omgaan staat in onze privacyverklaring, te lezen op https://app.simpelfact.nl/privacyverklaring.

2. Wat wij met je gegevens doen

Wij verwerken je gegevens uitsluitend om de dienst te leveren: opslaan, tonen, bewerken op jouw aanwijzing, facturen en offertes genereren, e-mail versturen die jij verstuurt, back-ups maken en terugzetten, en storingen oplossen.

Wij verwerken je gegevens niet voor eigen doeleinden. Wij verkopen ze niet, gebruiken ze niet voor reclame, en trainen er geen modellen mee.

Wij volgen jouw instructies. Verplicht een wet ons tot iets anders, dan melden wij dat vooraf, tenzij die wet dat verbiedt.

3. Welke gegevens en van wie

Categorieën gegevens: naam- en bedrijfsgegevens, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, klant- en debiteurnummers, btw- en KvK-nummers, bankrekeningnummers, factuur- en offertegegevens met omschrijvingen en bedragen, en de bestanden die je uploadt.

Categorieën betrokkenen: jouw klanten en hun contactpersonen, en de medewerkers die jij toegang geeft tot jouw omgeving.

Bijzondere persoonsgegevens verwerken wij niet, en het platform biedt daar geen velden voor. Voer ze ook niet in vrije tekstvelden in.

4. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Op dit moment omvat dat in elk geval: gescheiden databases per administratie, versleutelde verbindingen, gehashte wachtwoorden, verplichte tweefactorauthenticatie voor beheerders, blokkering na herhaalde mislukte aanmeldpogingen, vastlegging van beheerhandelingen, dagelijkse back-ups met controle op bruikbaarheid, en een beproefde herstelprocedure.

Wij mogen deze maatregelen aanpassen, mits het beschermingsniveau daardoor niet lager wordt.

5. Onze medewerkers en andere partijen

Iedereen die bij ons toegang heeft tot je gegevens is tot geheimhouding verplicht en krijgt niet meer toegang dan nodig.

Wij schakelen andere partijen in om de dienst te leveren. Op dit moment zijn dat:

• TransIP: hosting van servers en opslag. Nederland.
• SMTP2GO: verzending van e-mail namens jou. Verwerking binnen de EU; moederbedrijf gevestigd in de Verenigde Staten.
• Mollie: betaalverwerking voor je abonnement. Nederland.

Voor doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte gebruiken wij de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Willen wij een partij toevoegen of vervangen, dan melden wij dat ten minste dertig dagen vooraf. Ben je het er niet mee eens, dan mag je de overeenkomst tegen de ingangsdatum opzeggen.

6. Beheertoegang

Wij kunnen in je omgeving meekijken wanneer dat nodig is voor ondersteuning of het oplossen van een storing. Elke keer dat een beheerder namens een gebruiker inlogt wordt vastgelegd: wie, wanneer, bij wie, en vanaf welk IP-adres. Datzelfde geldt voor beheerhandelingen op accounts, waarbij de beheerder een reden moet opgeven.

Wij stellen nooit zelf een wachtwoord van een gebruiker in en krijgen herstelkoppelingen niet te zien; die gaan rechtstreeks naar de gebruiker.

7. Datalekken

Ontdekken wij een inbreuk waarbij jouw gegevens betrokken zijn, dan melden wij dat zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen achtenveertig uur nadat wij ervan op de hoogte zijn. Wij melden wat er is gebeurd, welke gegevens het betreft, wat de vermoedelijke gevolgen zijn en welke maatregelen wij nemen.

De melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkenen doe jij, als verwerkingsverantwoordelijke. Wij leveren de informatie die je daarvoor nodig hebt.

8. Rechten van betrokkenen

Krijg jij een verzoek om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht, dan handel je dat zelf af; je kunt bij vrijwel alle gegevens zelf in het platform.

Waar dat niet lukt, helpen wij binnen tien werkdagen. Krijgen wij zo'n verzoek rechtstreeks van een van jouw klanten, dan verwijzen wij die door naar jou en laten wij het jou weten.

Let op: een factuur die je verwijdert blijft om fiscale redenen bewaard, en de klantgegevens die op dat moment op die factuur stonden blijven daar staan. Dat is geen nalatigheid maar een wettelijke bewaarplicht. Wil je gegevens volledig laten verwijderen, neem dan contact met ons op via info@burggraaf.nl; wij bekijken dan per geval wat kan en wat de bewaarplicht toestaat.

9. Bewaren en verwijderen

Zolang je account loopt bewaren wij je gegevens. Back-ups van je administratie bewaren wij zeven dagen, en er blijft altijd ten minste één bruikbare back-up staan. Back-ups van onze centrale administratie bewaren wij veertien dagen.

Een klant die je in het programma verwijdert wordt na een jaar definitief gewist, mits er geen factuur of offerte meer naar verwijst. Verwijst er nog wel een document naar, dan blijft de klantrij staan zolang dat document bewaard moet blijven.

Na beëindiging van je account heb je 30 dagen om je gegevens te exporteren. Daarna verwijderen wij je administratie en de back-ups daarvan, met uitzondering van gegevens die wij wettelijk moeten bewaren.

Je kunt je gegevens zelf exporteren zolang je account actief is.

10. Controle

Wil je controleren of wij ons aan deze overeenkomst houden, dan geven wij je de informatie die je daarvoor nodig hebt. Een controle ter plaatse is mogelijk, maximaal eens per jaar, ten minste twee weken van tevoren aangekondigd, en op jouw kosten, tenzij er een tekortkoming blijkt.

11. Aansprakelijkheid en duur

Op deze overeenkomst is de aansprakelijkheidsregeling uit onze algemene voorwaarden van toepassing.

Deze overeenkomst loopt zolang je een account hebt, en de bepalingen over geheimhouding, verwijdering en aansprakelijkheid blijven daarna gelden.

Nederlands recht is van toepassing.

12. Contact

Vragen over deze overeenkomst of over privacy: info@burggraaf.nl.