Overstappen van SimpelFact Desktop

Werkt u op een Mac?

Werkt u op een Mac, of wilt u verder met een programma dat doorontwikkeld blijft worden, dan is de onlineversie uw versie. SimpelFact Online draait in de browser, dus het maakt niet uit of u macOS, Windows, Linux, iOS of Android gebruikt.

Wat de invoerhulp inleest

De invoerhulp leest de exportbestanden van SimpelFact Desktop in. U maakt die bestanden in de desktopversie en laadt ze daarna in uw nieuwe administratie.

• Klanten, met hun adres- en contactgegevens.
• Artikelen, met omschrijving, prijs en btw-tarief.
• Voorraadinboekingen, zodat uw voorraadstanden meekomen.
• Instellingen, waaronder uw bedrijfsgegevens en de factuurnummering.
• Oude facturen, zodat uw historie meekomt.

U kunt de invoerhulp meer dan eens draaien. Het programma herkent wat het al heeft ingelezen aan de hand van de gegevens uit de desktopversie, dus u krijgt geen dubbele klanten of artikelen.

Stap voor stap overzetten

Het overzetten bestaat uit drie delen. U maakt eerst de exportbestanden in de desktopversie, u leest ze daarna in SimpelFact Online in, en tot slot zet u uw afzendergegevens en uw logo goed. Dat laatste deel is geen bijzaak: slaat u het over, dan staat er op uw eerste factuur nog niet wat er hoort te staan.

Deel A. In SimpelFact Desktop

1. Open SimpelFact Desktop en ga in het hoofdmenu naar "Instellingen".
2. Klik in Instellingen aan de rechterzijde op de knop "Export data".
3. Kies de map waarin de bestanden moeten worden opgeslagen. Onthoud welke map dat is, want u kiest de bestanden daar straks weer uit.
4. Geef aan welke bestanden geëxporteerd moeten worden en kies ze allemaal. U krijgt Excel-bestanden met de extensie .xlsx.

Deel B. In SimpelFact Online

5. Log in en open de administratie waarin u uw gegevens wilt zetten.
6. Klik in het menu links op "Instellingen".
7. Klik onder het kopje "Gegevens" op "Importeren uit SimpelFact Desktop".
8. Klik op "Alles-in-één". U leest dan alle bestanden in één keer in en hoeft niet zelf op de volgorde te letten.
9. Klik bij "Exportbestanden (.xlsx)" op de knop om bestanden te kiezen en selecteer alle bestanden uit de map van stap 3 tegelijk. Klik daarna op "Alles importeren".
10. Bekijk het importresultaat. Per onderdeel ziet u hoeveel rijen zijn verwerkt, hoeveel er zijn aangemaakt en hoeveel er zijn overgeslagen. Onder "Overgeslagen onderdelen" staat wat er niet is ingelezen en waarom.

Deel C. Na de import

11. Ga terug naar "Instellingen" en klik op "Afzender & documentopmaak". Loop hier uw bedrijfsgegevens na: de koptekst met uw naam, adres, KvK-nummer, btw-nummer en IBAN, de plaats van het adresblok en de voettekst. Een deel hiervan komt mee uit de desktopversie, maar niet alles, dus lees het door zoals uw klant het straks leest. Klik op "Opslaan".
12. Upload op diezelfde pagina uw logo. Klik onder "Logo" op "Logo uploaden", daarna op "Bestand kiezen", en kies uw logobestand. Toegestaan zijn JPG, PNG en WebP tot 2 MB. Klik op "Opslaan". Uw logo komt niet mee uit de desktopversie en moet dus altijd opnieuw worden geüpload.
13. Maak een proeffactuur en bekijk de pdf. Zo ziet u in één oogopslag of uw afzendergegevens en uw logo goed staan voordat u uw eerste echte factuur verstuurt.

Goed om te weten. U kunt per keer maximaal 7 bestanden inlezen, elk maximaal 32 MB. Alleen bestanden met de extensie .xlsx worden gelezen. Bestanden die de invoerhulp niet herkent, worden overgeslagen zonder dat er iets misgaat. Voor uw facturen zijn twee bestanden nodig, dat met de facturen en dat met de factuurregels. Is er maar een van de twee, dan slaat de invoerhulp de facturen over en meldt dat.