Privacyverklaring SimpelFact Online

Versie 1.0, geldig vanaf 20-08-2026

SimpelFact Online is een facturatieprogramma voor zelfstandigen en kleine bedrijven. Deze verklaring legt uit welke gegevens wij van jou als gebruiker verwerken, waarom, en wat je rechten zijn. Ze is geschreven om gelezen te worden, zonder juridisch jargon waar gewone taal volstaat.

Voor de gegevens die jíj in het programma zet (je eigen klanten en facturen) zijn wij niet verantwoordelijk maar verwerker. Hoe dat zit staat in de verwerkersovereenkomst die bij de algemene voorwaarden hoort. Je leest die op https://app.simpelfact.nl/verwerkersovereenkomst.

Wie wij zijn

Burggraaf it B.V., KvK-nummer 98885693, gevestigd aan Leenweer 31, 3363 XN Sliedrecht. Vragen over privacy: info@burggraaf.nl.

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming; daarvoor zijn wij te klein. Je kunt met vragen altijd rechtstreeks bij ons terecht.

Welke gegevens wij van jou verwerken, en waarom

Om je account te laten werken bewaren wij je naam, e-mailadres, een versleutelde versie van je wachtwoord, je taalvoorkeur en de instellingen van je tweefactorauthenticatie. Log je in met Google of Microsoft, dan ontvangen wij van hen je naam, e-mailadres en een identificatiecode. Zonder deze gegevens kun je niet inloggen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Om je aanmelding te behandelen bewaren wij tijdelijk je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer, plus het bewijs dat je akkoord bent gegaan met de voorwaarden. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en voor het akkoordbewijs ons belang om te kunnen aantonen wat is afgesproken.

Om je abonnement te factureren verwerken wij je bedrijfsnaam, adres, land, btw-nummer en KvK-nummer, en de betaalgegevens die via Mollie lopen. Je btw-nummer controleren wij bij de Europese Commissie (VIES); het antwoord daarvan bewaren wij. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en, voor het bewaren, de fiscale bewaarplicht van zeven jaar.

Om het platform te beveiligen leggen wij bij elke aanmeldpoging vast: e-mailadres, IP-adres, browsergegevens en of de poging slaagde. Ook leggen wij vast wanneer een beheerder namens iemand inlogt of iets aan een account wijzigt, inclusief de opgegeven reden. Zonder die vastlegging kunnen wij misbruik niet zien en niet aantonen wat er gebeurd is. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilig platform.

Wij gebruiken je gegevens niet voor reclame, verkopen ze niet door, en nemen geen geautomatiseerde besluiten die gevolgen voor je hebben.

Hoe lang wij gegevens bewaren

• Je account en je administratie: zolang je account loopt.
• Facturen en adresgegevens voor de btw: zeven jaar (wettelijk).
• Bewijs van akkoord met de voorwaarden: zolang de overeenkomst loopt.
• Aanmeldpogingen en geblokkeerde IP-adressen: zes maanden.
• Vastlegging van beheerhandelingen en abonnementswijzigingen: twee jaar.
• Aanmeldingen die nooit zijn afgerond: dertig dagen na het verlopen.
• Herstel- en uitnodigingskoppelingen: zeven dagen na gebruik of vervallen.
• Sessies: zeven dagen.
• Back-ups van je administratie: zeven dagen, met altijd één bruikbare back-up.
• Back-ups van onze centrale administratie: veertien dagen.
• Importrapporten: negentig dagen.
• Klanten die je hebt verwijderd: een jaar, waarna ze definitief worden gewist als er geen factuur of offerte meer naar verwijst.
• Technische logbestanden: negentig dagen.
• Logbestanden van de webserver met IP-adressen: veertien dagen.

Deze termijnen zijn vastgelegd in de software zelf en worden dagelijks automatisch toegepast.

Wie je gegevens nog meer ziet

TransIP levert de servers waarop alles draait. SMTP2GO verzorgt onze e-mail; bij een factuurmail gaat de bijlage met klantgegevens door hun systeem. Mollie verwerkt je abonnementsbetaling. De Europese Commissie ontvangt je btw-nummer bij de controle daarvan. Het Kadaster (PDOK) ontvangt postcode en huisnummer wanneer je een adres laat aanvullen. Log je in met Google of Microsoft, dan weten zij dat je bij ons inlogt.

Met de partijen die namens ons gegevens verwerken hebben wij afspraken vastgelegd. Gaat er iets buiten de Europese Economische Ruimte, dan gebeurt dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Verder geven wij niets door, tenzij een wet ons daartoe verplicht.

Hoe wij je gegevens beschermen

Verbindingen zijn versleuteld, wachtwoorden worden gehasht opgeslagen, en beheerders zijn verplicht tweefactorauthenticatie te gebruiken. Elke administratie heeft een eigen database, zodat gegevens van verschillende klanten fysiek gescheiden staan. Na herhaalde mislukte aanmeldpogingen blokkeren wij het IP-adres. Beheerhandelingen worden vastgelegd. Wij maken dagelijks back-ups, controleren of die bruikbaar zijn, en hebben de herstelprocedure beproefd.

Een beheerder kan nooit je wachtwoord instellen of zien: een herstelkoppeling gaat rechtstreeks naar jou.

Cookies

Wij gebruiken alleen cookies die nodig zijn om de site te laten werken: één om je sessie te onthouden en één tegen misbruik van formulieren. Daar is geen toestemming voor nodig en er is geen bannertje voor. Wij gebruiken geen trackingcookies en geen analysediensten van derden.

Je rechten

Je hebt recht op inzage in je gegevens, op correctie, op verwijdering, op beperking van de verwerking, op overdracht in een gangbaar bestandsformaat, en op bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.

Het meeste kun je zelf: je gegevens staan in je account en je kunt ze daar inzien, wijzigen en exporteren. Wil je iets wat niet zelf kan, mail ons dan op info@burggraaf.nl; wij reageren binnen een maand.

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan als het platform verandert. Bij een wezenlijke wijziging laten wij het je weten via e-mail of in het programma. Bovenaan staat altijd de versie en de datum vanaf wanneer die geldt.